VISADO DIGITAL COACE

PREÁMBULO

El artículo 10.1 de la Ley 2/1974 sobre Colegios Profesionales –añadido a la misma en virtud de lo previsto en el artículo 18 de la Ley 17/2009 sobre el libre acceso a las actividades de servicios– establece que “las organizaciones colegiales dispondrán de una página web para que, a través de la ventanilla única […], los profesionales puedan realizar todos los trámites necesarios para la colegiación, su ejercicio y su baja en el Colegio, a través de un único punto, por vía electrónica y a distancia”.


Con el fin de permitir el ejercicio de este derecho por parte de los colegiados, el Colegio Oficial de Arquitectos de Ceuta ha creado una oficina virtual en su página web mediante la cual es posible obtener y presentar toda la documentación necesaria para el acceso a la actividad profesional y su ejercicio, así como conocer el estado de tramitación de aquellos procedimientos en los que tengan la condición de interesados y recibir las notificaciones y comunicaciones oportunas.

Para ello se han adoptado las prescripciones contempladas en la Ley 59/2003 de Firma Electrónica, modificada por la Ley 56/2007 de medidas de impulso a la Sociedad de la Información, y la Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, dotándose el COACE –en su condición de corporación de derecho público que no depende de ninguna Administración Pública, pero realiza actos materialmente administrativos– del necesario sistema informático (hardware y software), así como del correspondiente sello electrónico de visado digital basado en un certificado electrónico reconocido, debiendo identificarse, a su vez, los colegiados –para la presentación de documentos por vía telemática– mediante su particular firma digital (la firma electrónica reconocida que definen dichas disposiciones), teniendo ésta, respecto de los datos consignados en forma electrónica, el mismo valor legal que la manuscrita en relación con los consignados en papel y siendo admisible como prueba documental en juicio el soporte en que se hallen los datos firmados electrónicamente, según prescribe el artículo 3.8 de la Ley 59/2003, modificado por el artículo 5 de la Ley 56/2007.Todo lo especificado en las Normas de Presentación de Trabajos Profesionales será de aplicación igualmente al visado de los documentos presentados en soporte digital. En función de las características de este tipo de visado, a continuación se detallan unas instrucciones de carácter obligatorio para agilizar la tramitación de estos expedientes.


PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS

Todo lo especificado en las Normas de Presentación de Trabajos Profesionales será de aplicación igualmente al visado de los documentos presentados en soporte digital. En función de las características de este tipo de visado, a continuación se detallan unas instrucciones de carácter obligatorio para agilizar la tramitación de estos expedientes.

Instrucciones generales
La impresión electrónica del sello de visado digital se efectúa en un espacio de 6,8 cm de ancho por 4,6 cm de alto situado en la esquina superior derecha del documento. La separación a los bordes es de 1,3 cm al lateral derecho y 1,1 cm al borde superior.
Se deberán agrupar los diversos documentos de acuerdo con la estructura organizativa para conseguir el menor número de archivos posible.
La denominación de los archivos no contendrá la letra ñ ni acentos, comillas u otros símbolos. Tampoco incluirá nombres excesivamente largos.
No podrán aparecer en la documentación páginas en blanco, puesto que no se inserta el sello colegial en dichas páginas.

Organización del documento

El expediente deberá ordenarse de la siguiente forma:

0 – DOCUMENTACIÓN COLEGIAL: hoja de comunicación de encargo, ficha de características, cuota variable colegial (precio de visado), impreso de tramitación complementaria, cualquier escrito del arquitecto, etc.

1 – DOCUMENTACIÓN LITERAL: memoria (descriptiva, constructiva, CTE, anejos, etc.), pliego de condiciones (cláusulas administrativas, prescripciones técnicas, verificaciones, etc.), mediciones, presupuesto, instrucciones de uso y mantenimiento, etc.

2 – DOCUMENTACIÓN GRÁFICA: planos de proyecto, generales y de detalle (de información, arquitectura, estructura, instalaciones, etc.), infografías, etc.

3 – DOCUMENTACIÓN EXTERNA: expedientes generados por otros técnicos (estudio básico o estudio de seguridad y salud, proyecto de ICT, estudio geotécnico, proyecto de estructuras, etc.).

4 – DOCUMENTACIÓN VARIA: otros trabajos no integrados en proyectos (informes, certificados, dictámenes, peritaciones, arbitrajes, etc.).


Ejemplo de nomenclatura para los archivos
Será válido cualquier sistema de nomenclatura que ordene los archivos del expediente de la forma especificada en el apartado anterior, si bien algunos códigos se consideran de carácter obligatorio:

Identificación del tipo
Corresponde al primer dígito de la denominación del archivo.

Identificación del número de orden
Corresponde a los dos segundos dígitos de dicha denominación.
Se comenzará por el 01 y se podrá llegar hasta el 99 (con la agrupación de documentos no será necesario llegar a tres dígitos para el número de orden).


Identificación del grupo
El grupo está muy ligado al tipo. La necesidad de introducir el tipo se debe a la fácil ordenación de los archivos con el programa de visado, en tanto que la del grupo sirve para su fácil lectura.

Identificación del subgrupo
El subgrupo identifica claramente el contenido del archivo y por ello deberá tener carácter explicativo. En el ejemplo que se acompaña se ha propuesto una agrupación de planos en un único fichero.


Identificación del parámetro opcional
Como ya se ha indicado, esta denominación subjetiva tiene carácter opcional y sirve para relacionar el nombre del archivo con el proyecto de referencia.
Algunos arquitectos añaden el nombre del promotor, la dirección postal de la obra, la localidad, algún código o sigla, etc.
En la denominación del archivo, todas las palabras se separarán con guiones bajos.
El uso de otras denominaciones alfanuméricas que no identifiquen el contenido y documentación incluida en los archivos, será objeto de incidencia de visado.



INSTRUCCIONES PARA EL VISADO TELEMATICO DE LOS TRABAJOS PROFESIONALES 

1 OBJETIVO Y FIN DE LAS INSTRUCCIONES

El objeto de las presentes Instrucciones es la enumeración de los documentos de tipo administrativo o informativo que han de remitirse al COACE junto al trabajo profesional que se va a visar y definir las condiciones que han de reunir los ficheros informáticos que contengan los distintos documentos de este. Su finalidad es la reducción del número de incidencias de visado relacionadas con la falta de documentos administrativos y con deficiencias en los ficheros.


2  PROCEDIMIENTO GENERAL

2.1   ENVÍO DE LA DOCUMENTACIÓN

Toda la documentación relativa al trabajo profesional se remitirá al COACE en un solo envío. Actualmente, hasta que no se vuelva a habilitar la interfaz FRONTEND, el envío de la documentación se puede efectuar de las siguientes formas:

– CORREO ELECTRÓNICO:  dirigido a administracion@arquitectosdeceuta.com

– ENVIO FTP: accediendo a la OFICINA VIRTUAL en la página web del COACE, en la dirección https://arquitectosdeceuta.com/ (no está activa momentáneamente).


2.2   DOCUMENTOS DE TIPO ADMINISTRATIVO A ADJUNTAR.

Junto a los ficheros que contengan el trabajo profesional a visar, se remitirán los siguientes documentos:

Nota: Todos los modelos de documentos se encuentran en el apartado DOCUMENTOS

SOLICITUD DE VISADO: en el caso de trabajos objeto de visado obligatorio, estará suscrita por la persona o entidad que realiza el encargo; para trabajos de visado voluntario, podrá estar suscrita por la propiedad, el arquitecto o ambos.

COMUNICACIÓN DE ENCARGO: firmada por el arquitecto, es recomendable que sea suscrita también por la propiedad.

IMPRESO DE COSTES DE VISADO: deben constar los datos que se indican en el encabezamiento y calculado el coste de visado mediante la cumplimentación de la tabla incluida para ello en el modelo. Los datos a introducir en la tabla se obtienen siguiendo lo indicado en el documento COSTES DE VISADO. En el caso de proyectos y direcciones de obra, la tabla debe contener como mínimo las superficies construidas de los distintos usos de la edificación que se trate.  

– ACREDITACIÓN DE ASEGURAMIENTO DE LA RESPONSABILIDAD CIVIL: copia en PDF de la póliza de responsabilidad civil suscrita en vigor.

Los tres primeros documentos y el correspondiente a los COSTES DE VISADO pueden descargarse de la página web (Visado/Procedimiento/Impresos y documentos).

Los documentos se pueden remitir en varios ficheros o agrupados en un solo fichero, en este caso en formato PDF.


2.3   DOCUMENTOS CORRESPONDIENTES AL TRABAJO PROFESIONAL.

2.3.1    Formato de los ficheros.

Se remitirán en formato PDF, sin capas y firmados electrónicamente. Los ficheros no deben estar bloqueados o protegidos contra escritura, de forma que se pueda incrustar en ellos el sello de visado y la firmar electrónica del COACE.

Se aconseja el uso de ficheros PDF versión 1.5, ya que esta no suele ocasionar problemas de compatibilidad con la aplicación de visado del COACE.

Para la generación de los archivos PDF, se recomiendan tres opciones:

– Instalación de una impresora virtual, a la que se dirigirá la impresión del documento desde la aplicación con la que se haya creado. Se pueden descargar gratuitamente en la red. 

– Impresión del documento en formato PDF desde la aplicación con la que se haya creado (programas de CAD/BIM, editores de texto, hojas de cálculo, programas de cálculo de estructuras e instalaciones, otros).

– Exportación del documento en formato PDF desde la aplicación con la que se haya creado. En este caso, en determinadas aplicaciones, se deberá indicar que no se exporten capas.


2.3.2.   Número de ficheros.

Con carácter general, los documentos correspondientes a trabajos profesionales se remitirán agrupados en un solo fichero PDF. En el caso en que esto no sea posible porque el tamaño del fichero generado dificulte su envío o lectura, se admite el envío del trabajo dividido en varios ficheros, pero agrupando los documentos. Por ejemplo, en el caso de un proyecto de ejecución, se agruparían los distintos documentos en varios PDF que contuvieran la documentación escrita (memoria, pliego de condiciones, mediciones y presupuestos, anexos), por un lado, y los planos, por otro, pudiéndose agrupar estos en planos de arquitectura, estructuras e instalaciones.


2.3.3.   Denominación de los ficheros.

La denominación de los ficheros se deja a elección del arquitecto, no es necesario el empleo de una nomenclatura determinada. 

El nombre de los ficheros debe ser de fácil comprensión e indicativo de su contenido, especialmente en el caso de trabajos divididos en varios ficheros.

Los nombres de los ficheros no deben ser excesivamente largos. Se recomienda una longitud no superior a 40 caracteres.

No deben incluirse en el nombre de los ficheros Los siguientes caracteres:

– Signos de puntuación en general (coma, punto y coma, comillas, paréntesis, corchetes, signos de interrogación, signos de exclamación, puntos suspensivos, otros), excepto el punto de separación entre el nombre y la extensión. Se admite el uso del guion y del guion bajo.

– Letra ñ.

– Tildes.


2.3.4.   INCORPORACIÓN DE DOCUMENTOS BLOQUEADOS O PROTEGIDOS.

La incorporación a los ficheros PDF de documentos bloqueados, protegidos contra escritura o con algún otro tipo de protección, como certificaciones catastrales o registrales descargadas de las webs de las entidades que las emiten, suele impedir la incrustación del sello y firma del COACE. Se recomienda seguir una de las siguientes opciones:

– Escanear dichos documentos e incorporar el PDF de la imagen escaneada.

– Remitir dichos documentos en ficheros separados. En este acaso no se sellarán ni llevarán la firma del COACE.



DOCUMENTACIÓN DESCARGABLE

INSTRUCCIONES PARA EL VISADO TELEMATICO DE TRABAJOS PROFESIONALES

DOCUMENTACION PARA EL VISADO DEL CERTIFICADO FINAL DE OBRA